Thực hiện quy trình hủy tài liệu hết giá trị nhằm đảm bảo những tài liệu mật không bị rò ra ngoài. Vậy quy trình đó được thực hiện như thế nào? Hãy cùng mayruaxemini.vn tìm hiểu chi tiết ở bài viết dưới đây nhé!
Các nguyên tắc khi thực hiện quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị áp dụng cho các đối tượng là toàn bộ cơ quan, tổ chức nhà nước, có liên quan đến chính trị, xã hội, các đơn vị tổ chức vũ trang nhân dân, các tổ chức về kinh tế.
Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được cơ quan có thẩm quyền thẩm định trước
Quy trình này sẽ cần phải thực hiện theo những nguyên tắc sau đây:
- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị cần đảm bảo đúng thủ tục và quy trình
- Các tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy phải được Hội đồng thẩm định giá trị tài liệu xem xét. Đồng thời, quy trình này cũng phải được cấp trên mà cơ quan phụ trách việc quản lý và lưu trữ cấp quyền tiêu hủy tài liệu
- Quá trình thẩm định giá trị tài liệu của các cơ quan, tổ chức phải bao gồm cả phần mục lục danh sách những tài liệu được giữ lại
- Khi thực hiện tiêu hủy những tài liệu này phải đảm bảo có thể tiêu hủy sạch sẽ những thông tin ghi trên tài liệu.
Chi tiết các bước trong quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Căn cứ vào điều Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11/11/2011 và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ, Sở Nội Vụ trung ương đã thống nhất quy trình và thủ tục tiêu hủy tài liệu đã hết giá trị theo những bước hướng dẫn như sau:
Bước 1: Lập danh sách những danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy và viết thuyết minh
Quy trình lập danh sách những danh mục tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy thì bạn cần phải tuân thủ theo những yêu cầu sau:
- Danh mục những tài liệu hết giá trị nên được lập trong quá trình chỉnh lý dữ liệu. Lưu ý là những tài liệu này phải đảm bảo phân thành các tập bao gồm phần tóm tắt tiêu đề, bảng thời hạn để bảo quản hồ sơ hoặc lên phương án phân loại được sắp xếp. Chắc chắn, những tài liệu này phải được hình thành trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Căn cứ vào thời hạn bảo quản hồ sơ thì bạn cần tiến hành thống kê, hệ thống hóa thứ tự các tài liệu này. Các tài liệu cần tiêu hủy cần phải đảm bảo là tài liệu đã hết thời gian bảo quản.
Bước 2: Cần lập hội đồng tra xét tài liệu
Ngoài công việc lập danh mục thì bạn cần phải viết thêm bản thuyết minh về những tài liệu hết giá trị. Theo đó, một hội đồng thẩm định giá trị tài liệu phải được thành lập nên với mục đích là tham mưu cho những người đứng đầu trong vấn đề lựa chọn tài liệu, xác định thời hạn bảo quản,… Hội đồng này sẽ bao gồm những vị trí sau:
- Chức vụ Chủ tịch hội đồng bao gồm các vị trí: Chánh văn phòng Bộ hoặc cơ quan ngang Bộ, cơ quan chính phủ hoặc cơ quan tương đương. Đối với cấp tỉnh và huyện sẽ gồm Chánh văn phòng Ủy hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, các tổ chức khác.
- Chức vụ Ủy viên: Đại diện lãnh đạo của tổ chức có tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy
- Chức vụ Ủy viên: Đại diện của bộ phận lưu trữ tài liệu trong cơ quan, tổ chức.
Bước 3: Tiến hành tra xét những hồ sơ và tài liệu yêu cầu tiêu huỷ
Hội đồng sẽ tiến hành họp và thẩm định cũng như đối chiếu, kiểm tra danh mục danh sách các tài liệu hết giá trị đã được lập ở bước 1 (bao gồm cả những tài liệu được giữ lại).
Tra xét những tài liệu cần hủy
Sau đó, hội đồng cần tiến hành thảo luận và đưa ra kết luận cuối cùng dựa vào quyết định của các thành viên trong hội đồng. Và mọi ý kiến khác nhau sẽ phải được ghi trong biên bản của cuộc họp. Lưu ý là biên bản cần phải có hai bản và đủ chữa ký của các thành viên trong hội đồng trước khi trình lên cấp trên.
Cần giữ lại một biên bản trong hồ sơ hủy tài liệu tại cơ quan đó, bản còn lại sẽ được trình lên cơ quan chức năng có nhiệm vụ lưu trữ, thẩm định các tài liệu hết giá trị.
Bước 4: Hoàn thiện hồ sơ, trình cơ quan quản lý
Mỗi loại tài liệu cần hủy khác nhau sẽ được nộp cho cơ quan khác nhau, cụ thể:
- Với các tài liệu lưu trữ về lịch sử: Cần trình lên cơ quan quản lý nhà nước có nhiệm vụ lưu trữ cung như cấp thẩm định các tài liệu hết giá trị
- Với các tài liệu lưu trữ khác: Cần nộp trực tiếp lên cấp trên trực tiếp thẩm định những tài liệu cần tiêu hủy.
Để có thể hoàn thiện hồ sơ cần thẩm định thì bạn cần chuẩn bị một số giấy tờ sau:
- Văn bản yêu cầu thẩm định và xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị cần hủy
- Lập danh mục các tài liệu hết giá trị cần hủy (bản danh mục này đã được chỉnh sửa và phê duyệt bởi Hội đồng)
- Bản tường trình và thuyết minh về các tài liệu hết giá trị
- Văn bản thành lập hội đồng
- Biên bản cuộc họp của ban Hội đồng về việc xác định giá trị của tài liệu cần hủy
Bước 5: Tiến hành thẩm định
Đối với các cơ quan có thẩm quyền thẩm định những tài liệu hết giá trị cần lưu ý những vấn đề sau:
- Với các tư liệu thuộc cơ quan, tổ chức nộp và lưu tư liệu vào mục Lưu trữ lịch sử thì người thực hiện đưa ra thẩm định sẽ là Chi cục Văn thư – Lưu trữ
- Với các tài liệu thuộc cơ quan mà không thuộc nguồn nộp tư liệu vào Lưu trữ lịch sử thì sẽ có hai trường hợp sau:
- Người thẩm định sẽ là người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị
- Văn phòng Nội vụ chịu trách nhiệm thẩm định cho UBND các quận, huyện, thị xã.
Thẩm định tài liệu
Riêng với các cơ quan có tài liệu phải gửi danh mục tài liệu hết giá trị và hộ sơ đề nghị hủy tài liệu đến các cơ quan nhà nước có thẩm quyền để thẩm định. Các cơ quan có thẩm quyền sẽ chịu trách nhiệm thẩm định các thủ tục xét hủy cũng như nội dung của các tài liệu đã hết giá trị. Sau đó, cơ quan này phải tiến hành đối chiếu thực tế và lập biên bản sau thẩm định, đồng thời sẽ phải trả lời bằng một văn bản nêu ý kiến thẩm định
Thời hạn thẩm định hồ sơ không quá 30 ngày kể từ lúc nộp.
Bước 6: Nộp hồ sơ quyết định huỷ tài liệu
Lúc này, bạn cần dựa theo văn bản thẩm định mà cơ quan thẩm định trả về trình lên người đứng đầu cơ quan để đưa ra quyết định sau cùng là hủy tài liệu hết giá trị. Cụ thể:
- Tài liệu được cơ quan yêu cầu giữ lại cần được sắp xếp bổ sung trong mục lục tương ứng của nhóm tài liệu
- Tổng hợp lại số tài liệu được phép hủy, ghi số và đánh số thứ tự vào các bó tài liệu. Đồng thời, bạn cần viết tiêu đề về nội dung các tập tài liệu kèm theo lý do hủy
- Người đứng đầu cơ quan sẽ ký quyết định chính thức về quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Bước 7: Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
Sau khi đã được cấp trên phê duyệt, bạn cần gói lại các tài liệu đã hết giá trị và lập biên bản bàn giao lại những tài liệu sẽ hủy. Sau đó, bạn sẽ thực hiện quy trình tiêu hủy hết các tài liệu không còn giá trị với yêu cầu là hủy toàn bộ các thông tin trên tài liệu bằng máy hủy tài liệu cắt vụn hoặc siêu vụn.
Sau khi hủy xong thì bạn cần lập biên bản về việc đã hủy các tài liệu này và gửi lên Chi cục Văn thư – Lưu trữ. Thời hạn nộp sẽ là 10 ngày tính từ ngày tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Bước 8: Lập hồ sơ và lưu hồ sơ
Bước cuối cùng trong quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị đó là hoàn chỉnh hồ sơ về hủy tài liệu. Hồ sẽ này được nộp lên và bảo quản tại các cơ quan Lưu trữ, tổ chức có tài liệu hủy. Thời hạn bảo quản hồ sơ tối thiểu là 20 năm tính từ lúc hủy tài liệu.
Tiến hành hủy tài liệu
Bộ hồ sơ sẽ bao gồm các thông tin sau:
- Danh mục những tài liệu đã hết giá trị và cả tờ tường trình cũng như bản thuyết minh về những tài liệu này
- Văn bản quyết định của cơ quan Hội đồng về thẩm định giá trị tài liệu
- Biên bản họp
- Văn bản đề nghị quy trình thẩm định và xin ý kiến từ các cơ quan chức năng có thẩm quyền
- Văn bản trả lời thẩm định và cho ý kiến từ các cơ quan cấp trên
- Quyết định tiêu hủy tài liệu của người đứng đầu cơ quan tổ chức đó
- Biên bản bàn giao các tài liệu đã hủy
- Biên bản về quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Trên đây là chi tiết các bước về quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị chuẩn nhất. Để đảm bảo quy trình này được thực hiện suôn sẻ thì cần phải chọn mua loại máy hủy tài liệu chất lượng, công suất làm việc cao. Hãy liên hệ ngay tới số hotline 0989 937 282 nếu bạn đang có ý định mua máy hủy giấy nhé!
