Máy hủy tài liệu một trong những thiết bị quan trọng trong việc bảo mật các giấy tờ sổ sách quan trọng với số lượng lớn mà không còn sử dụng đến nữa. Tuy nhiên cách sử dụng máy hủy tài liệu thì không phải ai cũng biết. Vậy thì hôm nay hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhiều hơn về loại máy này nhé.
Lợi ích khi sử dụng máy hủy giấy văn phòng
Máy hủy tài liệu văn phòng hay máy hủy giấy sở hữu nhiều lợi ích có thể kể tới như:
Tính bảo mật thông tin cao
Ngày nay có rất nhiều kẻ xấu lợi dụng cơ hội để lấy được thông tin cá nhân, khách hàng của doanh nghiệp đối thủ nhằm mục đích xấu.
Cách sử dụng máy hủy tài liệu
Chẳng hạn có những thông tin quan trọng như số tài khoản ngân hàng, ngày sinh, tên tuổi và địa chỉ, số điện thoại, thông tin bảo hiểm, biên lai thanh toán cùng các tài liệu kinh doanh quan trọng khác trên những tờ giấy ghi chú mà doanh nghiệp đã lưu lại. Kẻ xấu có thể thông qua đó đánh cắp những thông tin gây tổn hại đến uy tín, hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Vì vậy mỗi doanh nghiệp nên đầu tư ít nhất một chiếc máy hủy tài liệu để bảo mật thông tin cũng như là góp phần bảo vệ môi trường.
Tuân thủ yêu cầu bảo mật dữ liệu của cá nhân
Luật pháp Việt Nam có những quy định rất rõ ràng trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân hay những thông tin quan trọng khác. Chính vì lý do này mà việc đầu tư máy hủy tài liệu để tiêu hủy những dữ liệu nhạy cảm cũng là một trong những trách nhiệm mà mỗi doanh nghiệp cần tuân thủ và đảm bảo không để lộ các thông tin cá nhân riêng tư của khách hàng hay đối tác.
Tiết kiệm không gian làm việc
Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, sẽ có nhiều loại giấy tờ không cần thiết làm ảnh hưởng đến không gian lưu trữ cùng với tìm kiếm tài liệu trong văn phòng. Để giảm bớt không gian mà vẫn bảo mật thông tin một cách hiệu quả nhất thì doanh nghiệp nên tiêu hủy những tài liệu này bằng máy hủy tài liệu.
Giảm số lượng thùng rác cùng số lần đổ rác trong doanh nghiệp
Hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp chắc chắn không tránh khỏi việc có nhiều giấy tờ cần bỏ, khiến cho thùng rác nhanh đầy hơn. Thay vào đó, máy hủy tài liệu sẽ cắt nhỏ giấy, giảm không gian lưu trữ cần thiết cho thùng chứa và cũng giảm số lần đổ rác.
Doanh nghiệp nếu không sử dụng máy hủy tài liệu mà chỉ dọn rác thông thường, không may thông tin bị lộ ra ngoài, chắc hẳn sẽ gây những thiệt hại về tài chính cũng như ảnh hưởng đến hình ảnh, thương hiệu mà doanh nghiệp đã xây dựng. Do nguy cơ thông tin có thể rơi vào tay những kẻ xấu là rất lớn nên việc sở hữu một chiếc máy hủy tài liệu là điều vô cùng cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp.
Cách sử dụng máy hủy tài liệu chính xác nhất
Để biết cách sử dụng máy hủy giấy chính xác thì các bạn cần phải trang bị cho mình những kiến thức cơ bản về nó. Sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn sử dụng máy hủy giấy cơ bản cho các bạn.
Cách sử dụng máy hủy giấy
Trước khi sử dụng máy hủy giấy điều đầu tiên chúng ta cần nhớ là đọc kỹ hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất hoặc đơn giản nhất là hỏi các nhân viên bán hàng về các tính năng cùng với các nút điều khiển, chất liệu sử dụng,… của máy. Nên kiểm tra kỹ toàn bộ chiếc máy hủy tài liệu xem có các vật lạ hay bụi đã bám mắc vào lưỡi cắt không. Chú ý đặt máy hủy giấy cách tường khoảng 15cm, tránh những vị trí gồ ghề, ẩm ướt, đặc biệt không để gần những chất dễ gây cháy nổ.
Khi vận hành máy, chúng ta cần phân loại ghim kẹp và giấy hủy. Nếu bánh răng của máy bị vỡ thì các bạn nên thay thế bằng bánh răng cao cấp. Một số dòng máy hủy tài liệu có trang bị thêm cả nút trả ngược khi máy bị kẹt giấy hoặc hủy nhầm. Khi nhấn vào nút này, giấy tờ sẽ được trả ngược lại.
Máy hủy giấy
Trong quá trình vận hành máy hủy giấy chúng ta nên tập trung vào công việc vì nhiều người chủ quan, có thói quen làm nhiều việc cùng một lúc để tiết kiệm thời gian. Trên thực tế thì dù công việc này hoạt động hoàn toàn do máy nhưng vẫn cần người sử dụng máy có sự tập trung tuyệt đối. Bởi vì bạn chỉ cần lơ là một vài giây để làm việc gì đó thì những vật dụng khác có thể rơi vào khe mà hủy mất; thậm chí những lưỡi dao của máy còn có thể gây thương tích cho bạn.
Chúng ta nên mặc những bộ quần áo gọn gàng, không mặc quần áo rộng, đeo trang sức, tránh để tay gần lưỡi cắt của máy. Nên hủy tài liệu với số lượng được cho phép dựa trên các thông số của nhà sản xuất.
Không hủy quá nhiều giấy vượt mức cho phép vì có thể nó sẽ làm hỏng lưỡi dao và có thể bạn sẽ phải thay thế máy mới và bỗng dưng lại tốn thêm một khoản chi phí cho công ty.
Sau một thời gian làm việc liên tục chúng ta nên để máy nghỉ từ 5 đến 10 phút rồi mới tiếp tục sử dụng để tránh bị tình trạng máy hủy giấy bị nóng gây cháy motor.
Sau khi dùng xong, các bạn nên chú ý thùng rác của máy hủy xem nó đã đầy hay chưa. Nếu đầy thì hãy đem đổ đi và vệ sinh thùng chứa. Đa số máy hủy giấy đều ngừng hoạt động khi thùng chứa rác đã đầy đồng thời hiện thông báo trên bảng điều khiển. Sau khi hoàn thành công việc các bạn hãy rút ổ cắm và nguồn điện đề phòng trẻ em hoặc vật nuôi tới gần gây nguy hiểm. Để máy chạy bền và duy trì được lâu thì chúng ta cũng nên thường xuyên bảo dưỡng, tra dầu cho máy.
Trên đây là một số chia sẻ về cách sử dụng máy hủy tài liệu và hướng dẫn sử dụng máy hủy giấy đơn giản nhất. Nếu các bạn đang có nhu cầu mua một chiếc máy hủy tài liệu giá rẻ, chính hãng thì hãy để lại bình luận bên dưới, chúng tôi sẽ liên hệ và tư vấn trong thời gian sớm nhất.
