Telesales Logistics không chỉ đơn thuần là những cuộc gọi giới thiệu dịch vụ, mà là một nghệ thuật kết nối, giải quyết nỗi đau của khách hàng trong chuỗi cung ứng. Trong thời đại thương mại điện tử xuyên biên giới bùng nổ, bạn đã sẵn sàng biến mỗi đầu số lạ thành một đối tác chiến lược? Hãy cùng khám phá chi tiết về vị trí Telesales logistics là gì và kịch bản chinh phục khách hàng đỉnh cao ngay dưới đây.
Nhân viên Telesales Logistics là gì?
Nhân viên Telesales Logistics là đội ngũ kinh doanh thực hiện tiếp cận khách hàng tiềm năng thông qua điện thoại và các nền tảng số. Họ đóng vai trò là “đại sứ thương hiệu”, giới thiệu các giải pháp vận tải, kho bãi và thủ tục hải quan cho doanh nghiệp (B2B) hoặc cá nhân (B2C).
Trong kỷ nguyên Logistics 4.0, nhân viên Telesales không chỉ “bán chỗ” trên tàu hay máy bay. Họ đóng vai trò là chuyên gia tư vấn chuỗi cung ứng, giúp khách hàng tối ưu hóa chi phí vận hành và giảm thiểu rủi ro trong quá trình lưu thông hàng hóa toàn cầu.
Mô tả công việc chi tiết của Nhân viên Telesales Logistics
Nhiệm vụ của một nhân viên Telesales trong ngành giao nhận vận tải rất đa dạng, đòi hỏi sự kết hợp giữa kỹ năng giao tiếp và kiến thức nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Cụ thể:
- Khai thác dữ liệu khách hàng: Tìm kiếm và phân loại tệp khách hàng tiềm năng (Chủ hàng, công ty xuất nhập khẩu, xưởng sản xuất) từ data có sẵn hoặc các nguồn social media.
- Tư vấn giải pháp vận chuyển: Giới thiệu các phương thức vận tải (đường biển, đường hàng không, đường bộ) phù hợp với loại hình hàng hóa và ngân sách của khách.
- Báo giá và thương lượng: Cung cấp báo giá cước phí (Freight), phí local charges và đàm phán các điều khoản thanh toán, thời gian vận chuyển (Lead time).
- Xử lý phản hồi và chốt đơn: Giải quyết các thắc mắc về thủ tục hải quan, bảo hiểm hàng hóa và thúc đẩy khách hàng ký kết hợp đồng/booking.
- Chăm sóc hậu bán hàng: Theo dõi hành trình đơn hàng, thông báo cho khách khi có sự cố phát sinh và duy trì tương tác để nhận đơn hàng cho những chuyến sau.
Tầm quan trọng của kịch bản Telesales Logistics chuyên nghiệp
Thông tin cập nhật từ KJC chia sẻ: Giữa hàng trăm cuộc gọi mời chào cước phí mỗi ngày, tại sao khách hàng phải chọn bạn? Câu trả lời nằm ở kịch bản Telesales. Một kịch bản tốt mang lại 3 giá trị cốt lõi:
- Định vị sự chuyên nghiệp: Lời chào và cách đặt vấn đề logic giúp bạn thoát khỏi cái mác “spam”, tạo dựng niềm tin với các chủ hàng khó tính.
- Làm chủ cuộc hội thoại: Kịch bản giúp bạn dự đoán các lời từ chối (như: “Giá cao quá”, “Đã có đối tác rồi”) để có phương án xử lý linh hoạt, không bị động.
- Tăng tỷ lệ chuyển đổi: Thay vì nói vòng vo, kịch bản tập trung vào “nỗi đau” (Pain points) của khách hàng, giúp việc chốt booking trở nên tự nhiên hơn.
7 Bước xây dựng kịch bản Telesales Logistics “Bách phát bách trúng”
Để xây dựng một kịch bản có sức thuyết phục cao, bạn cần tuân thủ cấu trúc 7 bước chuẩn chỉnh sau:
Lời mở đầu thu hút (Opening)
Đừng vội vã giới thiệu dịch vụ ngay giây đầu tiên. Hãy bắt đầu bằng sự lịch sự và khẳng định giá trị. Ví dụ: “Chào anh/chị [Tên], em là [Tên] từ [Công ty]. Em gọi điện vì thấy bên mình đang có nhu cầu mở rộng tuyến hàng đi Mỹ và em có giải pháp giúp giảm 15% chi phí logistics cho chặng này.”
Khai thác “nỗi đau” của khách hàng
Sử dụng câu hỏi mở để khách hàng tự nói ra vấn đề họ đang gặp phải.
- “Hiện tại các lô hàng đi EU của mình có hay bị chậm delay tại cảng không ạ?”
- “Quy trình khai báo hải quan hiện tại có khiến bên mình mất nhiều thời gian không?”
Đề xuất giải pháp “may đo”
Những người liên hệ KJC chia sẻ: Dựa trên vấn đề khách gặp phải, hãy đưa ra dịch vụ tương ứng. Nếu khách sợ chậm, hãy nhấn mạnh vào Direct Service (dịch vụ đi thẳng). Nếu khách muốn tiết kiệm, hãy giới thiệu Co-loading hoặc các tuyến đi vòng giá rẻ.
Nhấn mạnh lợi thế cạnh tranh (USP)
Hãy trả lời câu hỏi: Tại sao khách nên chọn bạn thay vì Forwarder khác?
- Có kho riêng tại nước ngoài.
- Có hợp đồng giá tốt (S/C) với các hãng tàu lớn.
- Hệ thống tracking hàng hóa thời gian thực (Real-time).
Bảo chứng và cam kết niềm tin
Nhân viên Telesales cần khẳng định uy tín bằng các con số hoặc tên tuổi khách hàng lớn đang hợp tác. Đừng quên cam kết về bảo hiểm hàng hóa và hỗ trợ 24/7 để khách hàng an tâm tuyệt đối.
Đưa ra lời kêu gọi hành động (Call to Action)
Đừng kết thúc cuộc gọi bằng câu “Có gì anh chị báo em nhé”. Hãy chủ động: “Em xin phép gửi báo giá chi tiết qua Zalo cho anh/chị ngay bây giờ, chiều nay em gọi lại xác nhận số lượng container để giữ chỗ (space) tốt nhất nhé?”
Kết thúc chuyên nghiệp
Dù khách hàng có đồng ý hay không, hãy luôn giữ thái độ tích cực. Một lời cảm ơn chân thành sẽ để lại ấn tượng tốt cho những cơ hội hợp tác trong tương lai.
Mẫu kịch bản Telesales Logistics thực chiến
Dưới đây là 2 mẫu kịch bản phổ biến nhất giúp bạn ứng phó với mọi tình huống:
Mẫu 1: Kịch bản tiếp cận khách hàng mới (Cold Calling)
Telesales: Chào anh/chị [Tên], em là [Tên] từ công ty vận chuyển [Tên công ty]. Em biết bên mình đang xuất khẩu mặt hàng [Sản phẩm] sang Nhật. Hiện tại bên em đang có line tàu đi thẳng (Direct) chỉ mất 5 ngày với giá cực tốt, không biết bên mình đã có booking cho lô hàng tuần tới chưa ạ?
Khách hàng: Bên mình có đối tác quen rồi em ạ.
Telesales: Dạ, em hiểu ạ. Làm việc với đối tác quen sẽ rất ổn định. Tuy nhiên, trong logistics việc có thêm một phương án dự phòng (Back-up) là rất cần thiết, đặc biệt là vào mùa cao điểm hay bị thiếu hụt container. Em xin phép gửi báo giá để anh/chị tham khảo so sánh, nếu giá tốt hơn hoặc dịch vụ nhanh hơn thì mình cân nhắc hợp tác thử một lô xem sao ạ?
Mẫu 2: Kịch bản xử lý khiếu nại về giá (Price Objection)
Khách hàng: Bên em báo giá cước đi Mỹ cao hơn bên công ty A tận 100 USD.
Telesales: Dạ em cảm ơn anh đã phản hồi. Đúng là giá bên em có cao hơn 100 USD, nhưng mức giá này đã bao gồm phí bảo hiểm hàng hóa và cam kết không phát sinh phụ phí tại cảng đích. Công ty A có thể báo giá cước rẻ nhưng thường sẽ bị delay hoặc phát sinh phí lưu kho bãi (DEM/DET) rất cao. Anh chọn bên em là chọn sự an tâm, hàng đến đúng lịch để kịp giao cho đối tác, tính ra lại tiết kiệm hơn nhiều đó ạ.
Những sai lầm cần tránh khi làm Telesales Logistics
Để trở thành một “super sales” trong ngành vận tải, hãy tuyệt đối tránh những điều sau:
- Nói quá nhiều về bản thân: Hãy nhớ quy tắc 80/20 (80% thời gian lắng nghe khách hàng, 20% thời gian tư vấn).
- Thiếu kiến thức chuyên môn: Khách hàng ngành Logistics rất sành sỏi. Nếu bạn không phân biệt được Incoterms (FOB, CIF, DDP…), bạn sẽ mất uy tín ngay lập tức.
- Bỏ qua khâu theo dõi (Follow-up): 80% đơn hàng logistics được chốt sau cuộc gọi thứ 5. Đừng bỏ cuộc ngay sau lần đầu bị từ chối.
- Giọng điệu thiếu năng lượng: Qua điện thoại, thái độ của bạn được truyền tải qua giọng nói. Hãy luôn mỉm cười khi nói chuyện, khách hàng sẽ cảm nhận được sự nhiệt huyết.
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về Telesales logistics là gì và cách xây dựng kịch bản hiệu quả. Hãy rèn luyện kỹ năng mỗi ngày để trở thành chuyên gia trong lĩnh vực đầy tiềm năng này!
